Je back-up draait. Maar werkt hij ook?

Bijna elk bedrijf dat we spreken heeft een back-up. Er draait iets: een externe schijf, een NAS, een cloudmapje, iets wat de vorige IT-er heeft ingesteld.

Veel minder bedrijven hebben ooit geprobeerd er iets uit terug te halen. En dat is het enige moment waarop je erachter komt of het werkt.

Waarom back-ups stilletjes stukgaan

Het gaat zelden met een knal. Het gaat zo:

• Er komt een nieuwe map bij die niemand aan de back-up heeft toegevoegd.
• Een wachtwoord verandert en de back-up kan niet meer inloggen, en de foutmelding gaat naar een mailadres dat niemand meer leest.
• De schijf loopt vol en er wordt stilletjes minder meegenomen.
• Er wordt wel gekopieerd, maar alleen de laatste versie. Bij een gijzelsoftware-aanval kopieer je dus de versleutelde bestanden over je goede kopie heen.

In alle vier de gevallen staat er in het overzicht keurig "gelukt". Tot je hem nodig hebt.

De test die je vanmiddag zelf kunt doen

Je hebt er een half uur voor nodig en geen technische kennis.

1. Kies een bestand dat er echt toe doet. Niet een testbestandje dat je zelf net hebt gemaakt. Neem een offerte van drie maanden geleden, of een klantdossier.
2. Vraag degene die de back-up beheert om het terug te zetten. Niet "kun je kijken of hij erin zit", maar echt terugzetten, naar een aparte map.
3. Open het. Klopt de inhoud? Is het de goede versie?
4. Klok hoe lang het duurde. Als één bestand een dag kostte, hoe lang duurt dan je hele administratie?

Hoe een back-up er wél uit hoort te zien

De vuistregel die in de branche gebruikt wordt heet 3-2-1:

• 3 kopieën van je gegevens
• op 2 verschillende soorten opslag
• waarvan 1 buiten het pand

Daar horen nog drie dingen bij die net zo belangrijk zijn:

• Versies. Niet alleen de laatste kopie, maar ook die van vorige week en vorige maand. Anders kopieer je een probleem over je goede kopie heen.
• Losgekoppeld. Een back-up waar je vanaf je gewone werkplek zomaar bij kunt, kan gijzelsoftware ook. Dat heet onveranderbaar of "immutable" opslag.
• Gecontroleerd. Een terugzet-test, minstens elk kwartaal. Met een verslagje erbij, want dat heb je nodig als een klant of verzekeraar ernaar vraagt.

En Microsoft 365 dan?

Veel mensen denken dat hun mail en bestanden in Microsoft 365 automatisch veilig zijn. Microsoft zorgt inderdaad dat hun systemen blijven draaien. Maar als iemand bij jullie per ongeluk een map weggooit, of een account wordt overgenomen en er wordt van alles verwijderd, dan valt dat buiten wat Microsoft voor je terugzet.

De prullenbak bewaart standaard maar een beperkte periode. Voor mail en bestanden die je echt niet kwijt wilt, heb je een aparte back-up nodig. Dat kost een paar euro per gebruiker per maand.

Kort samengevat

• Een back-up die draait, is niet hetzelfde als een back-up die werkt.
• Test het door één echt bestand terug te laten zetten.
• 3 kopieën, 2 soorten opslag, 1 buiten de deur.
• Zorg voor versies, losgekoppelde opslag en een test per kwartaal.
• Microsoft 365 is geen back-up.