Even eerlijk
De voorbeelden hieronder zijn geanonimiseerde, representatieve
trajecten: opgebouwd uit het soort werk dat we voor klanten doen,
niet letterlijk uit één klantdossier. We delen klantverhalen pas
met naam als de klant daar zelf toestemming voor geeft.
Installatiebedrijf · 14 medewerkers
De vragenlijst van de hoofdaannemer
De situatie
Een hoofdaannemer stuurt een vragenlijst over digitale veiligheid rond bij al zijn onderaannemers. Twintig vragen over toegangsbeheer, back-ups en wat je doet bij een incident. Niemand op kantoor weet waar te beginnen.
Wat we doen
We lopen de vragenlijst punt voor punt door en kijken wat er al staat. Tweestapsverificatie aanzetten voor iedereen, oude accounts opruimen, back-up testen, en een protocol van één A4 opstellen voor als het misgaat.
Wat het oplevert
De vragenlijst is onderbouwd ingevuld en het dossier kan bij de volgende opdrachtgever hergebruikt worden.
Doorlooptijd: 2 tot 3 weken
Groothandel · 9 medewerkers
Orders die drie keer werden overgetypt
De situatie
Orders komen per mail binnen, gaan met de hand in het voorraadsysteem, en daarna nog een keer in de boekhouding. Bij drukte loopt het achter en sluipen er fouten in.
Wat we doen
Eerst een week meten hoeveel tijd het echt kost. Daarna een koppeling gebouwd die de ordergegevens uitleest en doorzet, met een controlescherm zodat iemand er altijd nog naar kijkt voor het definitief wordt.
Wat het oplevert
Werk dat eerst per order een kwartier kostte, gaat nu in een paar minuten. De controlestap blijft, want blind vertrouwen op automatisering is ook geen plan.
Doorlooptijd: 3 tot 4 weken
Praktijk in de zorg · 6 medewerkers
Een back-up die er wel was, maar niet werkte
De situatie
Er staat al jaren een externe schijf te draaien. Niemand heeft ooit gecontroleerd of er iets uit terug te halen is. Bij een praktijk met patiëntgegevens is dat een risico dat je niet wilt lopen.
Wat we doen
Terugzet-test gedaan: de back-up bleek al maanden alleen nog een deel van de mappen mee te nemen. Nieuwe opzet ingericht met een tweede kopie buiten de deur, en een maandelijkse controle die vanzelf een mailtje stuurt.
Wat het oplevert
Er is nu aantoonbaar een werkende back-up, met een testverslag dat bij een AVG-vraag direct te laten zien is.
Doorlooptijd: 1 week
Dienstverlener · 11 medewerkers
Webapplicatie in plaats van tien Excel-bestanden
De situatie
Het hele bedrijf draait op Excel-bestanden die rondgemaild worden. Niemand weet meer welke versie de juiste is, en twee mensen tegelijk in hetzelfde bestand werken gaat steevast mis.
Wat we doen
Eerst in kaart gebracht welke gegevens er echt toe doen. Daarna een webapplicatie op maat gebouwd waarin iedereen tegelijk kan werken, met rechten per rol en een logboek van wie wat wanneer heeft aangepast.
Wat het oplevert
Eén centrale plek in plaats van tien bestanden. Geen versieverwarring meer, en nieuwe collega’s zijn in een middag ingewerkt.
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Installatiebedrijf · 8 medewerkers
Planningssysteem dat met de werkvloer meedenkt
De situatie
De planning hangt op een whiteboard op kantoor. Monteurs bellen tussendoor om te vragen waar ze de volgende dag heen moeten, en bij een zieke collega moet alles handmatig omgegooid worden.
Wat we doen
Een eenvoudig planningssysteem ingericht dat op de telefoon van elke monteur werkt. Wijzigingen op kantoor zijn direct zichtbaar op de bouwplaats, en bij uitval schuift de planning met een paar klikken door.
Wat het oplevert
Minder gebel over en weer, minder loze ritten, en de planner is per week een paar uur kwijt in plaats van een dag.
Doorlooptijd: 3 tot 5 weken
Adviesbureau · 7 medewerkers
Klantportaal voor documenten en status
De situatie
Klanten mailen documenten heen en weer en bellen regelmatig om te vragen hoe hun dossier ervoor staat. Dat is onveilig voor gevoelige stukken en kost het team veel tijd.
Wat we doen
Een beveiligd klantportaal opgezet waarin klanten zelf documenten uploaden en de status van hun dossier zien. Inloggen met tweestapsverificatie, en het team krijgt automatisch bericht bij nieuwe stukken.
Wat het oplevert
Gevoelige documenten gaan niet meer per mail, en de vraag “hoe staat het ervoor?” beantwoordt het portaal nu vanzelf.
Doorlooptijd: 4 tot 6 weken
Webshop · 5 medewerkers
API-koppeling tussen webshop en boekhouding
De situatie
Elke bestelling wordt handmatig overgenomen in het boekhoudpakket. Bij drukte loopt dat dagen achter, en typefouten in bedragen zorgen voor gedoe bij de btw-aangifte.
Wat we doen
Een API-koppeling gebouwd tussen de webshop en de boekhouding. Bestellingen, retouren en betalingen stromen automatisch door, met een dagelijkse controle die afwijkingen meldt voordat ze een probleem worden.
Wat het oplevert
De boekhouding loopt bij zonder handwerk, en de btw-aangifte klopt in één keer in plaats van na drie correctierondes.
Doorlooptijd: 2 tot 3 weken